プロジェクトの実施

作成：国際ロータリー 研修・開発部　キャサリン・ニコルズ

「奉仕プロジェクトの流れ（ライフサイクル）第4回」のウェビナーでは、プロジェクトの実施と管理に焦点をあてました。以下に、そのヒントをご紹介します。ウェビナーの録音はこちらからご覧ください。

1. 役割分担を明確に：プロジェクトチームの役割分担を明確にし、プロジェクト全体を監督するプロジェクトマネジャーを任命する。
2. 協力を促す：プロジェクトの開始時に、チーム間での協力について一定の認識を築いておく。これは、まとまりのあるチームを築く上で重要な要素です。
3. コミュニケーション計画を立て、それに従う：関係者全員に情報を提供し、関係者が意見を述べられる場をつくるといった、プロジェクトのコミュニケーション計画を立てる。特にパートナーと協力する場合は、定期的にお互いの活動について報告する場を設けることが重要です。海外のパートナーと協力する場合は、電話会議などの方法で情報交換を行いましょう。
4. 収入は少なめ、支出は高めに予算を立てる：プロジェクト中に予期せぬかたちで経費がかかる場合に備え、収入は少なめに、支出は高めに計画する。
5. パートナーと協力する：強固なチームを作り、画期的なアイデアを募るためにも、違ったスキルを持ったパートナーと協力し、それぞれが強みとする分野を担当してもらう。
6. 詳細な記録をつける： プロジェクトの経費と成果に関し、細かく記録をつける。特に、グローバル補助金を利用し、多年度にわたって実施するプロジェクトの場合に記録管理が重要です。ボランティアの関与、財務、プロジェクトの進展などについて、詳細な記録が残せるようなシステムを確立するとよいでしょう。
7. ボランティアの積極的な参加を促す：新会員または入会見込者に奉仕プロジェクトに参加してもらい、例会以外のロータリーの側面を紹介して、意義ある活動を実際に経験してもらう。
8. 基準データを定め、成果を測定する：プロジェクトの進捗やその成果を総合的に測れるよう、評価基準値を定める。
9. 関係者全員にプロジェクトを報告する： プロジェクトのパートナーや受益者など、関係者全員にプロジェクトの報告を行う（四半期または年に2回のペース）。
10. 臨機応変に対応を：プロジェクトは計画通りにスムーズに進むとは限りません。常にユーモアを持って、問題が発生したときにも柔軟に対応できる心もちでいることが大切です。

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プロジェクトの流れ（ライフサイクル）の各段階で利用できるリソースについては、こちらをご覧ください。